E-Mail ist die Abkürzung für Electronic Mail, was "Elektronische Post" oder "Elektronischer Brief" bedeutet. Bei einer E-Mail erfolgt das Erstellen, Versenden und Darstellen ausschließlich in elektronischer bzw. digitaler Form. E-Mail ist neben dem Telefon und Messaging ein zentrales Kommunikationsmittel in unserer Gesellschaft. Nachrichten, Diskussionen und Austausch von Dokumenten, das alles ist mit E-Mail möglich.
Das Bearbeiten von E-Mails durch den Benutzer findet auf einem elektronischen Gerät mit Internet-Zugang statt. Nach dem Absenden wird die E-Mail innerhalb eines Netzwerks oder über das Internet verschickt. Beim Empfänger wird die E-Mail wieder auf einem elektronischen Gerät mit Internet-Zugang angezeigt. Das Senden, Empfangen, Lesen und Schreiben von E-Mails erfolgt mit einer entsprechenden Software oder im Browser, in dem eine grafische Benutzeroberfläche zur Verwaltung von E-Mails abgebildet ist.
Im Jahr 1971 wurde erstmals eine E-Mail zwischen zwei Computern im damaligen ARPANET übertragen. Danach wurden E-Mails auf wissenschaftlicher Ebene zwischen den Mitarbeitern der Universitäten ausgetauscht. Im Zuge der kommerziellen Nutzung des Internets setzte sich E-Mail als Kommunikationsmittel im privaten und geschäftlichen Umfeld durch. E-Mail ersetzt bzw. ergänzt Telefon, Fax und Brief um eine schnelle Möglichkeit Nachrichten und Dokumente digital zu übertragen. In der heutigen Zeit ist die elektronische Post nicht mehr weg zu denken, und hat teilweise Brief und Fax als schnelle und direkte Kommunikation ersetzt.
E-Mail-Adresse
Wie beim Brief muss jede E-Mail mit einer Adresse für den Empfänger versehen werden. Die E-Mail-Adresse kennzeichnet das ungewöhnliche Zeichen "@" (Klammeraffe). Es wird als Trennzeichen zwischen Nutzername und dem Domain-Namen (Server-Adresse) verwendet. Darin unterscheidet sich die E-Mail-Adresse von anderen Internet- oder Netzwerk-Adressen.
Ablauf der E-Mail-Kommunikation mit Postausgang und Posteingang
Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über einen Client und einen Server. Hier unterscheidet man zwischen dem Posteingangsserver und dem Postausgangsserver, wobei es sich um unterschiedliche Server handeln kann. Der Ablauf der Kommunikation zwischen den Clients und Servern erfolgt nach dem Client-Server-Prinzip.
Die Unterscheidung zwischen Posteingang und Postausgang liegt daran, weil man bei E-Mail davon ausgeht, dass der Nutzer nicht ständig online ist. Beispielsweise, weil der PC ausgeschaltet ist oder weil der Internet-Zugang über einen Dialup-Zugang hergestellt wird und dann eben nur zeitweise eine Verbindung besteht. Wenn also der Empfänger einer E-Mail nicht online ist, dann kann man ihm auch keine E-Mail senden. Damit das trotzdem geht, bedarf es zweier Zwischenschritte. Einmal dem Senden von E-Mails über den Postausgangsserver. Und das Empfangen und Speichern von E-Mails über den Posteingangsserver. Die Kommunikation erfolgt über die Protokolle SMTP, POP und IMAP.
- MUA - Mail User Agent (E-Mail-Client)
- MTA - Mail Transfer Agent oder Message Transport Agent (Postausgangsserver)
- MDA - Mail Delivery Agent (Posteingangsserver)
Beim E-Mail-Versand schickt der sendende E-Mail-Client (Mail User Agent, MUA) die E-Mail per SMTP an seinen Postausgangsserver (Mail Transfer Agent oder Message Transport Agent, MTA). Von dort wird die E-Mail per SMTP an den MTA des Empfängers weitergeleitet. Da dieser Server die E-Mail nicht von sich aus an den Empfänger schicken kann, verschiebt er die E-Mails in den Posteingangsserver (Mail Delivery Agent, MDA). Von dort muss der empfangende E-Mail-Client (Mail User Agent, MUA) die E-Mails per POP oder IMAP abholen.
Welche Aufgabe hat der DNS-Server? Weil eine E-Mail-Adresse nicht den Domain-Namen des Mail-Server des Empfängers beinhaltet, wird die Mail-Server-Adresse im MX-Record des (autoritativen) DNS-Servers hinterlegt und kann per DNS-Request abgefragt werden.
SMTP - Simple Mail Transfer Protocol
Das SMTP-Protokoll ist für die Übertragung von E-Mails vom SMTP-Client des Absenders zum SMTP-Server (Postausgang) und von dort wiederum zum SMTP-Server des Empfängers zuständig. Dazu kontaktiert der E-Mail-Client des Absenders seinen eigenen SMTP-Server (Postausgangsserver) und übergibt ihm die E-Mails, die zum Versand anstehen.
POP - Post Office Protocol
Da E-Mail-Nutzer in der Regel nicht ständig online sind, um immer E-Mails empfangen zu können, werden alle eingehenden Nachrichten zwischengespeichert. Um die E-Mails abzuholen kontaktiert der Empfänger seinen Posteingangsserver mit POP.
POP ist für den Zugriff von mehreren Geräten auf ein E-Mail-Postfach nicht geeignet, weil es die E-Mails aus dem Posteingang (Inbox) laden und löschen kann. Das Verwalten von E-Mails (Verschieben, Kopieren, Löschen) in Ordnerstrukturen kennt POP nicht. Außerdem kann der Client die Verbindung zum Server nicht aufrecht erhalten (Idle-Funktion), um neue eingehende Mails zum Client zu "pushen". Das geht nur mit IMAP.
IMAP - Internet Message Access Protocol
IMAP hat vom Prinzip die selbe Aufgabe wie POP. Es bietet jedoch mehrere Vorteile. IMAP definiert Methoden zum Erstellen, Löschen und Umbenennen einer Mailbox sowie zum Prüfen, ob neue Nachrichten eingetroffen sind. Außerdem erlaubt IMAP das auszugsweise Laden einer E-Mail und Verzeichnisdienste innerhalb der Mailbox.
Im Gegensatz zu POP kann der Benutzer selber wählen, welche E-Mails er zum Lesen herunterladen will. Das ist vor allem bei der Benutzung einer Verbindung mit geringer Bandbreite ein Vorteil.
POP oder IMAP
Üblicherweise werden E-Mails vom Posteingangsserver mit POP heruntergeladen und anschließend auf dem Server gelöscht. Das bedeutet, POP eignet sich für die Offline-Bearbeitung von E-Mails in Zeiten von Internet-Zugängen über Wählleitungen. Doch im Zeitalter von "Always-on" ist diese Vorgehensweise alles andere als praktikabel. Da würde es sich anbieten die E-Mails auf dem Server zu lassen und nur die E-Mails herunterzuladen, die man lesen will. Auch wenn man von verschiedenen Computern und Endgeräten auf ein Postfach zugreifen will, ist POP ungeeignet. Überall hat man dann einen anderen Datenstand. Überall sind die E-Mails verteilt.
Doch es gibt das IMAP-Protokoll. Dieses Protokoll arbeitet im Online-Modus und hat auch die Möglichkeit Ordner auf dem E-Mail-Server anzulegen, um dort die E-Mails zu speichern und zu archivieren. Hat man ausreichend Speicherplatz kann man dort die E-Mails über mehrere Jahre kategorisieren und archivieren. Auch haben E-Mails mit IMAP verschiedene Kennzeichnungen. Zum Beispiel "gelöscht" oder "gelesen". Unabhängig vom Client hat man Zugriff aus seinen E-Mail-Bestand, ganz so, als wäre er lokal gespeichert.
IMAP arbeitet nach einem interaktiven Client-Server-Modell, bei dem die Nachrichten auf dem Server bleiben, bis sie endgültig gelöscht werden. So hat man von verschiedenen Geräten immer Zugriff auf die E-Mails, sobald man online ist.
POP ist ein altes Protokoll und entspricht nicht mehr dem modernen Umgang mit Daten. Bei POP müssen E-Mails lokal gespeichert werden. Und trotzdem hat sich IMAP nicht wirklich durchgesetzt. Viele private E-Mail-Nutzer verwenden lieber Webmail
Das einzige Manko ist der Speicherplatz für IMAP, der auf dem E-Mail-Server vorhanden sein muss. Für die Internet-Provider ist das natürlich nicht immer gewünscht, obwohl jeder Provider IMAP unterstützt. Meistens kann man wahlweise auf die eingerichteten Postfächer über POP oder IMAP zugreifen, ohne es auf Provider-Seite konfigurieren zu müssen. Auch alle gängigen E-Mail-Clients unterstützen IMAP für den Zugriff auf E-Mail-Postfächer.
Bevor man IMAP gegenüber POP bevorzugt, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass es Szenarien gibt, bei denen POP klar zu bevorzugen ist.
- Es kann Gesetze und Verordnungen mit einer Aufbewahrungspflicht geben.
- Aus Datenschutzgründen ist das Archivieren von E-Mails auf einem externen Mail-Server zu vermeiden. Die E-Mails sind dort unverschlüsselt gespeichert.
Aus mindestens diesen beiden Gründen kann POP zum Abrufen von E-Mails sinnvoll sein, weil dabei jede E-Mail auf dem Server gelöscht und dann zwangsweise lokal gespeichert werden muss. Lokal hat man dann die Kontrolle über das gesamte System und die Daten. Außerdem kann man alle Pflichten zur Speicherung, Verarbeitung und Archivierung von E-Mails leichter einhalten.
Spamming, Phishing, Pharming
E-Mail wäre an sich ein perfektes Kommunikationsmittel, wenn die ständigen Missbrauchsversuche krimineller Personen nicht wären. So werden massenhaft Werbe-E-Mails verschickt und dabei noch die E-Mail-Adresse fremder Personen missbraucht. Zusätzlich werden über Phishing und Pharming unbedarfte Personen dazu aufgefordert Zugangsdaten von Online-Banking-Accounts in fast perfekt nachgemachten Webseiten einzugeben, um danach Konten leer zu räumen.
Obwohl weite Teile der Gesellschaft inzwischen über solche Machenschaften aufgeklärt sind, fallen immer wieder Personen auf Betrugsversuche herein.
Aus diesen Gründen kommt kein E-Mail-Account ohne Spam-Filter und Antivirus-Funktion aus.
De-Mail: Rechtssichere E-Mail (in Deutschland)
De-Mail ist eine elektronische Kommunikationsform auf Basis von E-Mail, die für eine rechtsverbindliche und vertrauliche Kommunikation mit Behörden, Unternehmen und Kunden eingesetzt werden kann. Dabei kann der De-Mail-Anwender De-Mails genauso schnell und einfach wie E-Mails versenden und empfangen.
Wie sicher ist E-Mail? (Sichere E-Mail)
Als die Protokolle und Programme für E-Mail entwickelt wurden, waren weder IT-Sicherheit noch Anonymität ein Thema. E-Mail funktioniert wie eine Postkarte. Der Inhalt einer E-Mail ist nicht vor den Blicken anderer geschützt. Der Inhalt einer E-Mail lässt sich unbemerkt manipulieren. Der Absender einer E-Mail muss nicht zwangsläufig korrekt sein.
Um E-Mail sicherer zu machen, wurden verschiedene Verfahren entwickelt. Allerdings sind die alle optional. Man kann, aber muss sie nicht nutzen. Von daher ist E-Mail in der Regel immer unsicher. Das heißt, Inhalt und Herkunft einer E-Mail kann nicht zweifelsfrei belegt bzw. festgestellt werden. Der Absender und Inhalt einer E-Mail kann manipuliert werden.
- Sichere E-Mail
- S/MIME
- PGP - Pretty Good Privacy (OpenPGP)
- Sichere E-Mail mit PGP (OpenPGP/GnuPG)
- STARTTLS
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- MIME-Typen - Multipurpose Internet Mail Extensions
- Usenet / Newsgroups
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- DNS - Domain Name Service
- WWW - World Wide Web
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